niklasbarning

Auch wenn ich Cal Newports neues Buch Slow Productivity eher als eine Zusammenfassung seiner bisherigen Werke und Thesen empfunden habe, hat eine spezifische Methode des Zeitmanagements bei mir besonders gut „klick“ gemacht. In der Vergangenheit habe ich bereits darüber geschrieben, wie ich mit Zeitmanagement und Prioritäten umgehe, allerdings fehlte mir bisher ein wirklich gutes Framework für meine Arbeitswoche.

Ich glaube, ich bin nicht alleine mit dem Gefühl, dass zu viel Stress bei der Arbeit schnell auf die Laune schlägt. Wenn es im Job nicht rundläuft, kann ich privat ziemlich unzufrieden werden. Zudem muss ich mich immer wieder daran erinnern, dass andere Menschen andere Arbeitsrhythmen haben und ich mit meinen Bedürfnissen oder Anfragen nicht immer im Fokus stehen kann – und das ist auch in Ordnung.

Was also tun?

Ich habe meinen Workload und mein Zeitmanagement optimiert, indem ich meine Arbeitsrituale an Newports Ansatz ausgerichtet habe. Konkret bedeutet das, Projekte in drei Kategorien zu unterteilen: Holding, Active und Done. Die Spalte „Done“ kann dabei auch weggelassen werden, falls man abgeschlossene Projekte einfach löschen möchte.

So funktioniert das System:

1. Holding-Liste:
   Auf die Holding-Liste kommen alle Projekte, die man aktuell im Blick hat. Ein Projekt kann auch in kleinere Subtasks unterteilt werden. Wichtig ist, dass man sich überlegt, welche Projekte Priorität haben – diese kommen an den Anfang der Liste. Neue Aufgaben werden standardmäßig in die Holding-Liste einsortiert, und zwar mit der niedrigsten Priorität, da sie als letztes hinzugefügt wurden.
2. Active-Liste:
   Arbeitet man aktiv an einem Projekt, wird es von der Holding- in die Active-Liste verschoben. Hier gilt jedoch die Regel: Es dürfen niemals mehr als drei Projekte gleichzeitig in der Active-Liste sein. Schiebt man ein Projekt länger auf, wandert es zurück in die Holding-Liste.
3. Done (oder gelöscht):
   Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wird es in die Done-Liste verschoben oder gelöscht, je nachdem, wie man es handhaben möchte.

In einer idealen Welt ist diese Liste für alle Kolleg:innen öffentlich einsehbar. Das macht den eigenen Workload transparent. Wenn jemand mit einer dringenden Aufgabe auf dich zukommt, kannst du auf deine Liste verweisen und gemeinsam klären, welches der bereits aktiven Projekte dafür zurückgestellt werden soll. Schließlich muss alles irgendwo eingeordnet und bearbeitet werden.

Das mag im ersten Moment etwas bürokratisch klingen, aber es funktioniert wirklich. Ich selbst führe meine Liste zum Beispiel in Apple Notes und verlinke dort gelegentlich auf Jira-Tickets. Der große Vorteil: Man hat immer einen Überblick über den eigenen Workload und startet jeden Tag mit einer klaren Orientierung. Gleichzeitig sorgt die Liste für mehr Transparenz – nicht nur für andere, sondern auch für einen selbst.

Und ihr? Wie organisiert ihr eure Aufgaben und Projekte? Habt ihr ein System, das bei euch besonders gut funktioniert? Was würdet ihr an diesem Ansatz verbessern oder anders machen?